I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

1. RAZON SOCIAL: INVERSIONES GUTIERREZ CONCHA S.A.S.
2. NIT.: 901.048.949-1
3. DOMICILIO PRINCIPAL: NEIVA HUILA
4. PAÍS: COLOMBIA
5. CONTACTO TELEFÓNICO: (608) 8736488
6. NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA: gerencia@eqco.com.co
7. DIRECCIÓN NOTIFICACIÓN: CR 5 # 14 – 21 SUR, ZONA INDUSTRIAL, NEIVA H.

II. OBJETIVO

La Empresa establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales, permitiendo de esta manera el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que sean susceptibles de tratamiento.

La Empresa, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, Trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores.

III. ALCANCE

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de la Empresa, será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento definido en esta política por parte de nuestra empresa, como responsable del tratamiento de datos personales.

IV. DEFINICIONES

1. Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
2. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
3. Dato personal sensible: Son aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
4. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
5. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
6. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
7. Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
9. Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
10. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
11. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
12. Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas;
13. Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley.
14. Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
15. Agencia de Información Comercial. Es toda empresa legalmente constituida que tenga como actividad principal la recolección, validación y procesamiento de información comercial sobre las empresas y comerciantes específicamente solicitadas por sus clientes, entendiéndose por información comercial aquella información histórica y actual relativa a la situación financiera, patrimonial, de mercado, administrativa, operativa, sobre el cumplimiento de obligaciones y demás información relevante para analizar la situación integral de una empresa. Las agencias de información comercial son operadores de información y fuentes de información
16. Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países. Se entenderá por información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.
17. Comunicación previa al titular. La comunicación previa al titular de la información se regirá por lo dispuesto en la presente ley y en las normas que la reglamenten. Podrá efectuarse según lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 en materia de comercio electrónico.

V. PRINCIPIOS

En lo referente a la protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
3.    Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
9. Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
10. Principio de interpretación integral de derechos constitucionales. La presente ley se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
• Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
• Principio de interpretación integral de derechos constitucionales. La presente ley se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables

VI. DERECHOS DE LOS TITULARES

1. CONOCER, ACTUALIZAR Y RECTIFICAR sus datos personales frente al responsable del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN OTORGADA al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
3. SER INFORMADO por el responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. REVOCAR la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
5. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

VII. FINALIDAD

La autorización para el tratamiento de sus datos personales, tendrá como finalidad general, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

1. De nuestros Clientes:
   1.  Para cumplir las obligaciones contraídas por la Empresa con nuestros Clientes al momento de adquirir nuestros servicios y/o productos. Constitución de pagaré, carta de instrucciones, así como su endoso o cesión a terceros. Enviar información sobre ofertas y/o cambios en las condiciones de los servicios y/o productos ofrecidos. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, y evaluación de la calidad del servicio.Consultar y reportar en cualquier tiempo, solicitar, suministrar, procesar y divulgar toda la información que se refiera al comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y de terceros países de la misma naturaleza, incluida la información positiva y negativa de hábitos de pago, y aquella que se refiera a la información personal necesaria para el estudio, análisis y eventual otorgamiento de un crédito o celebración de un contrato ante las Centrales de Riesgo u Operadores de la Información como, DATACREDITO, CIFIN, o el operador con el que la Empresa tenga alianza.Reportar a las centrales de información de riesgo los datos, tratados o sin tratar, tanto sobre el cumplimiento oportuno, como sobre el incumplimiento, si lo hubiere, de mis obligaciones crediticias, o de deberes legales de contenido patrimonial, de tal forma que éstos presenten una información veraz, completa, actualizada, pertinente y exacta del desempeño del deudor, después de haber cruzado y procesado diversos datos útiles para obtener una información significativa.Autorización a cualquier operador de información o centrales de riesgo que tienen una finalidad estrictamente comercial, financiera, crediticia y de servicios, para que procese, opere y administre la información, y para que la misma sea transferida y transmitida a usuarios, lo mismo que a otros operadores nacionales o extranjeros que tengan la misma finalidad. Conservar, tanto en la Empresa o a quien sea en el futuro el acreedor, como en las centrales de riesgo, con las debidas actualizaciones y durante el período legal o reglamentario necesario, principalmente la información indicada en los subnumerales 1.4., 1.5. 1.8. y 1.9. de esta cláusula, sin limitar las finalidades totales del tratamiento de datos.Suministrar a las centrales de información de riesgo los datos relativos a obligaciones incumplidas, así como otros concernientes a relaciones comerciales, financieras y en general socioeconómicas que se haya entregado o bien, las que consten en registros públicos, bases de datos públicas o documentos públicos.

• De nuestros empleados:
  •  Para la realizar los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la verificación de referencias laborales y personales.
  •  Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos y Jurídica dentro de la Empresa, tales como desarrollo de Contrato de Trabajo, nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
  •  Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
  •  Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
  •  Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

• De nuestros Proveedores:
  •  Para fines contractuales.
  •  Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.
  •  Para hacer el registro en los sistemas de la Empresa.
  •  Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
  •  Para envío de comunicaciones, avisos o similar.

• De nuestros Accionistas:
  •  Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas.
  •  Para el pago de dividendos.
  •  Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.

• La información personal en todos los casos, también podrá ser usada para:
  •  Recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión, para cumplimiento de las funciones de la empresa.
  •  Procesos de selección para contratación laboral, civil o comercial.
  •  Atender y resolver peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
  •  Mantener la evidencia de eventos, actividades, sensibilizaciones, encuestas internas, indicadores de gestión, procedimientos sancionatorios y/o capacitaciones realizadas, así como reuniones internas y externas realizadas.
  •  Registrar, autorizar y controlar el ingreso y salida a las instalaciones.
  •  Cumplimiento a las obligaciones contraídas por la entidad con el Titular de la Información, con relación al pago de honorarios, salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de prestación de servicios y/o de trabajo o según lo disponga la ley.
  •  Alimentar los sistemas de Información con que cuenta la empresa.

VIII. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley 1581 de 2012, por regla general la Empresa informará y solicitará autorización al titular para el tratamiento de todo dato de carácter personal.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por La Empresa, tales como:

1. POR ESCRITO, a través del contrato que vincula a la Empresa y al titular, o a través de formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por La Empresa.
2. DE FORMA ORAL, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
3. Mediante CONDUCTAS INEQUÍVOCAS que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
4. En ningún caso LA EMPRESA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

IX. DEBERES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLE

DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
9. Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

X. ENCARGADOS DE ESTA POLÍTICA

INVERSIONES GUTIÉRREZ CONCHA S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales consignados en esta política, manifiesta que los ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS de datos personales serán:

1. AREA JURIDICA, será la encargada de liderar el área de protección de datos personales, así como del trámite y respuesta de peticiones, consultas y reclamos por parte del titular de la información, en ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
2. AREA DE TALENTO HUMANO, será el área encargada del tratamiento de datos personales en todo lo relacionado con datos personales de las relaciones laborales con trabajadores.
3. COORDINACION ADMINISTRATIVA, será el área encargada del tratamiento de datos personales en todo lo relacionado con datos personales de las relaciones comerciales con nuestros clientes y proveedores de servicios.

XI. ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS,

PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, podrá hacer ejercicio de sus derechos a través de los siguientes canales:

A. CANALES DE ATENCIÓN PQR:

1. CORREO ELECTRÓNICO: servicioalcliente@eqco.com.co
2. NÚMERO DE TELÉFONO: (608) 8736488
3. DIRECCION FÍSICA: CR 5 14 21 SUR ZONA INDUSTRIAL, NEIVA H.

B. CONTENIDO MINIMO DE LA SOLICITUD:

1. Nombre y apellidos del Titular.
2. Copia de la Cédula de Ciudadanía del Titular.
3. En el caso de que la solicitud y/o petición la realice un tercero, (i) Si es el representante o apoderado, se debe adjuntar poder y/o autorización autentica con las facultades inherentes al mandato y fotocopia de la cédula de ciudadanía y/o de la tarjeta profesional según corresponda; (ii) Si es por el causahabiente deberá adjuntar documentos que acrediten tal calidad.
4. Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
5. Contacto para notificaciones.
6. Fecha y firma del solicitante.
7. Documentos que soporten la petición formulada, según sea el caso.

C. PROCEDIMIENTO

1. SOLICITUD RADICADA.
2. SOLUCION DE FONDO – DIEZ (10) DÍAS HÁBILES CONTADOS A PARTIR DE LA FECHA DE RECIBO.
3. EN EL CASO QUE NO SEA POSIBLE DAR RESPUESTA EN EL TERMINO INICIAL, se informará al interesado el motivo de la demora, señalando la fecha en que se resolverá su solicitud. En ningún caso podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

XII. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS

La Empresa se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Por tanto, recomiendaverificar con frecuencia, consultar o solicitar en cualquier momento este documento, para enterarse de todo cambio en los mencionados lineamientos.

XIII. CONSULTA DE ESTA POLITICA

El contenido de esta política de tratamiento de datos personales es publica, y se encuentra a disposición de todo interesado alojada en la página web de la Empresa en el enlace:

Politica de uso de datosTratamiento de datos personales

XIII. VIGENCIA

La presente Política rige a partir del PRIMERO (01) DE NOVIEMBRE DE 2023.